• MÜDÜRLÜĞÜMÜZ ’ÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Müdürlüğümüz 01.02.2014 Tarih ve 13 Sayılı meclis kararı ile kurulmuş ve çalışmalarına başlamıştır. 01.01.2013 Tarihi itibarı ile hazırlamış olduğu bütçesini kullanarak aktif bir şekilde çalışmıştır.

1. Müdürlüğümüz ‘ün Görevleri:

Destek Hizmetler Müdürlüğü,  Belediye Kanunu, Büyük Şehir Belediyesi Kanunu ve hizmet alanına giren konularla alakalı diğer ilgili mevzuat çerçevesinde iş ve işlemlerini yürütür.

1. Müdürlüğümüz ’ün Yetki Alanı:

Müdürlüğümüz belediyemize ait iş ve işlemlerin yerine getirilmesinde mevzuat hükümleri dâhilinde yetkilidir.

1. Müdürlüğümüzün sorumluluğu:

Müdürlüğümüz, yasalarda, yönetmeliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen görevlerinin yanında görev ve yetkilerinin ifasında, belediye başkanına ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısına karşı da sorumludur.

Destek hizmetleri müdürlüğü ’nün Faaliyetlerine ilişkin yasa, mevzuat ve Yönetmelik

• 5393 Sayılı Belediye Kanunu
• 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Ve Kontrol Kanunu
• 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
• 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu İle İlgili Yönetmelikler
• 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
• 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu
• Diğer İlgili Kanun ve Yönetmelikler

• Ø  MÜDÜRLÜĞÜMÜZÜN GÖREV ALANI, GÖREV VE YETKİLERİ

A)    Destek Hizmetleri Müdürünün Yetkileri:

1. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
2. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
3. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.
4. Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.
5. Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
6. Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
7. Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.
8. Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.
9. Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.
10. Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.
11. Personelin gizli sicillerini doldurmak; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek.
12. Alt Birimlerde görevlendirilen personelin, yapacağı işle ilgili görevlerinin neler olduğu, müdür ve ilgili alt birim şefi tarafından düzenlenecek bir iç yönergeyle tek tek açıklamalı bir şekilde belirtilerek personele imza karşılığında verilecek ve personel bu yönergede belirtilen görevleri eksiksiz yapacak ve sürekli olarak çalışma masasında bulunduracaktır.
13.  Müdür, müdürlük personelinin devam/devamsızlığından sorumludur.
14. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

B)    İDARİ İŞLER BİRİMİNİN GÖREVLERİ:

1. Hizmet binasının elektrik, telefon, sıhhi tesisat, asansör bakım ve onarımını yapmak yâda yaptırmak.
2. Alt birim çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak. Başkanlığın onayına sunmak.
3. Araçlar için internet üzerinden araç takip sistemini oluşturmak.
4. Birim kadrosunda bulunan Memur veya İşçi statüsündeki tüm personelin özlük işlemlerini yasalara ve Toplu Sözleşme hükümlerine göre düzenli olarak yürütmek.
5. Hizmet binalarının daha iyi temizlenmesi için yeni önlemler almak.
6. Hizmet binasında kurulan çay ocağının temiz ve düzenli çalışmasını organize etmek
7. Müdürlükçe her yıl hazırlanan çalışma programının ışığı altında bütçe teklifini hazırlamak, tahsis ve program gereklerine uygun biçimde hesaplarını tutmak.
8. Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir.
9. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
10. Gelen ve giden evrak ile ilgili ilgili kanun mevzuata uygun evrak takip programına tarih ve sayılarına göre kaydedilerek, müdürlük dışına yazılan evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir.

A)    İHALE SERVİSİ VE SATINALMA BİRİMİNİN GÖREVLERİ:

Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek. Mali Yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dâhilinde temin etmek.

Bu amaçla,

1. Birimlerden gelen ihtiyaç taleplerini cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak.
2. Piyasa araştırması yapmak ve teklif almak
3. Yurt içi ve gerektiğinde yurt dışı ilanlar yapmak
4. Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik Şartnameleri dâhilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ilgili birimlere bildirmek.
5. Temin edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt ve saklanmasını sağlamak.

Bu cümleden de anlaşıldığı gibi:

• Belgeleri incelemek ve irdelemek
• Ayniyat defterine kayıt yapmak, işlemi vize etmek, demirbaş sayısını vermek;
• Ödeme için muhasebe yetkilisine bildirmek
• Demirbaş numarasını ilgili birime zimmetle bildirmek
• Sarf malzemelerini kartotekse işlemek,
• Tüketilen sarf malzemelerini çıkış belgesi düzenlemek
• Yılsonu sayımını yapmak; eksiklik ve fazlalıkları saptamak,
• Sayım raporu ve sonuçlarını denetlemek,
• Sayım sonucu raporunu Encümene bildirmek,

1.  Dış piyasalardan temin edilen malzemenin akreditif, yurda nakil, ithal ve sigorta ile ilgili işlemlerini yapmak.
2.  Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayene ve kabul komisyonları ile muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için tahakkuklarını yaptırmak.
3.  Başkanlıkça onaylanmış çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzeme, gereç, yedek parça ve öteki bütün ihtiyaçları temin etmek, zamanında ve istenilen yerde bulundurulmasını sağlayacak tedbirleri almak.
4. Belediyemiz tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa göre yapılan ihalelerin mevzuata uydun bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak.
5. Belediye birimlerinden gelen ihale dosyalarını idari şartnameleri ve onay belgeleriyle ilgili olarak gerekli incelemeleri yapmak.
6. İhale ilanlarını hazırlamak ve gerekli yerlerde yayınlanmasını sağlamak.
7. İhale komisyonlarının sekreterlik hizmetlerini sağlamak.
8. İhale dosyasının müdürlüğe intikalinden ihale sonucu ita amirinin onayına sunulmasına kadar olan süreçte ihale ile ilgili yazışmaları yapmak.
9. İlgili kanun ve mevzuata belirtilen görevleri yapmak.
10. Mevzuatta belirtilen görevleri yapmak.

B)    TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİLERİNİN GÖREVLERİ

1. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemekle kayıtlarını taşınırların yönetim dönemi hesabını hazırlayarak harcama yetkilisine sunmak.
2. Taşınır kayıt kontrol yetkilileri tüketime veya kullanıma verilen taşınırları ilgililere teslim etmek.
3. Taşınır kayıt kontrol yetkilileri taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak.
4. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
5. Taşınır kayıt kontrol yetkilisi ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak asgari stok seviyesi altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
6. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
7. Taşınır kayıt kontrol yetkilileri harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak ve harcama yetkilisine öneride bulunmak.
8. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
9. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılmayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulünü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
10. Yetkililerce verilecek diğer işlemleri yapmak.

C)    MAKİNE İKMAL TEKNİK SERVİSİN GÖREVLERİ

1. Araç havuzunu denetlemek
2. Müdürlük bünyesinde mevcut veya sonradan açılacak çeşitli atölyelerin verimli ve ekonomik olarak çalışmalarını düzenlemek ve takip etmek.
3. Başkanlığın verdiği talimatlar doğrultusunda ve başkanlık makamının onayını alarak, müdürlüğe ait motorlu araçları ihtiyaca, hizmetin gereklerine göre başkanlığın onayını alarak sevk ve idare etmek.
4. Belediye bünyesindeki ağır iş makinelerinin, motorlu araçların, sabit makinelerin ve müteferrik araçların tüm bakım ve onarımlarını yapmak.  
5. Söz konusu makine ve araçların yedek parça ihtiyaçlarını sağlamak.
6. Belediyeye ait tüm araç ve iş makinelerinin akaryakıt ve madeni yağlarını temin etmek.  
7. Belediyeye alınacak araç ve makinaların Teknik şartnamelerini hazırlamak ve alımları yapılanları teslim almak.  
8. Belediyeye alınan tüm araçların trafik tescil, fenni muayene işlemlerini yapmak.
9. Belediyeye ait tüm araçların trafik sigorta, fenni muayene işlemlerini yapmak.
10. Müdürlük bünyesinde kurulacak olan hasar tespit komisyonunca hasara uğrayan araç ve makinaların hasar durumlarını tespit etmek ve gerekli raporları düzenlemek ve hasar bedelinin Belediye veznesine yatırılmasını sağlamak.
11. Müdürlüğe bağlı iş yerlerinde iş sağlığı ve iş güvenliği yönünden her türlü tedbirlerin alınmasını sağlamak.