Adres : Çalkaya Mah.28110 Sok. No:6  AKSU BELEDİYE SARAYI / ANTALYA

Telefon :  (0 242) 426 3049 - 426 2233 Dahili :172

 
Özel Kalem Müdürlüğü’nün organizasyon yapısı aşağıdaki görevlilerden oluşmaktadır.

•          Özel Kalem Müdürü
•          Sekreter
•          Evrak Kayıt Görevlisi

Özel Kalem Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

• Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,
• Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
• Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek,
• Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
• Başkanlık makamına gelen sözlü ya da yazılı talepleri, randevuları, günlük olarak takip etmek,
• Başkanlık makamının özel resmi yazışmalarının yapılıp, takip edilmesini sonuçlandırılmasını sağlamak,
• Başkanlık emri ile ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak, Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
• Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak, Resmi ve özel tebrik, teşekkür, gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
• Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,
• Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
• Başkanlık makamına gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere aktarılmasını, başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetlenerek başkanın onayına sunulmasını, bunların ilgili birimler aracılığı ile kayda alınmasını gerçekleştirmek,